Háskólaráð

Lög og reglur

Hlutverk háskólaráðs Háskóla Íslands er skilgreint í lögum um opinbera háskóla nr. 85/2008, einkum í 5. gr. laganna, en einnig er ákvæði um hlutverk og verkefni ráðsins að finna í öðrum greinum laganna. Í reglum fyrir Háskóla Íslands nr. 569/2009, sem háskólaráð hefur sett, eru fyrirmæli laganna nánar útfærð og m.a. kveðið á um ákvörðunarvald í einstökum málefnum.

Fulltrúum í háskólaráði er skylt að kynna sér lög og reglur, þ.m.t. siðareglur, sem háskólinn starfar eftir.

Fulltrúar í háskólaráði eru 11 að rektor meðtöldum sem er forseti ráðsins. Háskólaráð er ályktunarbært ef 5 atkvæðisbærir háskólaráðsmenn eða fleiri sækja fund. Ef fulltrúi í ráðinu getur ekki sótt fund skal boða varamann. Afl atkvæða ræður úrslitum mála. Ef atkvæði eru jöfn sker atkvæði rektors úr eða þess er gegnir fundarstjórn. Háskólaráð kýs úr sínum hópi varaforseta ráðsins sem stýrir fundi í forföllum rektors. Fulltrúar í háskólaráði skulu einungis bundnir af eigin dómgreind um það hvernig best megi stuðla að framgangi og farsælu starfi Háskóla Íslands.

Fræðsla fyrir nýja fulltrúa í háskólaráði

Við upphaf annars hvers háskólaárs, þegar nýtt háskólaráð tekur til starfa, er boðið upp á stutt námskeið fyrir alla fulltrúa í ráðinu þar sem farið er yfir lagaumhverfi og fjármál Háskóla Íslands, starfsreglur háskólaráðs og meginatriði í skipulagi, starfsemi og rekstri skólans. Í lok námskeiðsins er haldin móttaka þar sem tækifæri gefst til að spjalla og kynnast betur. Rektorsskrifstofa hefur umsjón með námskeiðinu.

Fundir og boðun þeirra

Skrifstofa rektors birtir áætlun um fundardagsetningar í upphafi háskólaárs. Háskólaráð heldur fundi að jafnaði fyrsta fimmtudag í mánuði á tímabilinu frá september til júní. Fundir fara vanalega fram í fundarstofu háskólaráðs í Aðalbyggingu háskólans.

Ef sérstaklega stendur á getur rektor boðað til staðbundins fundar á öðrum tíma, s.s. ef taka þarf fyrir mál sem ekki þola bið. Fundarboð og gögn skulu þá send út með þriggja daga fyrirvara hið minnsta.

Heimilt er að fundir fari fram með fjarfundarbúnaði. Rektor getur heimilað einstökum fulltrúum, ef sérstaklega stendur á, að sækja staðbundinn fund með fjarfundarbúnaði, t.d. ef fulltrúi er staddur utan höfuðborgarsvæðis eða annars staðbundins fundarstaðar sem ákveðinn hefur verið, eða ef um er að ræða ferð utan lands. Um slíka fundi gilda sömu skilmálar og um staðbundna fundi háskólaráðs. Rektor boðar fundi og stjórnar þeim. Æski þrír fulltrúar í háskólaráði fundar er rektor skylt að boða til hans.

Skrifstofa rektors minnir á fund með tölvupósti á miðvikudegi í vikunni fyrir fund og er fundarboð, dagskrá og fundargögn að jafnaði sent út á föstudegi í vikunni fyrir fund.

Heimilt er að halda rafræna fundi, t.d. með tölvupósti, til að afgreiða einstök brýn mál þegar sérstaklega stendur á, sbr. hér aftar.

Dagskrá

Fundarboð skal innihalda tímasetta dagskrá og yfirlit yfir mál sem eru til afgreiðslu á fundinum og mál sem eru til kynningar. Undir liðinn “bókfærð mál” í dagskránni heyra ýmis mál sem þarfnast ekki sérstakrar umræðu en háskólaráð þarf að samþykkja. Þetta fyrirkomulag er til þess að gera starf háskólaráðs skilvirkara og gefa því aukið ráðrúm til að fjalla um viðamikil mál, sbr. tölul. 7. Óski fulltrúar í háskólaráði að gera athugasemdir eða ræða einstök bókfærð mál skulu þeir gera grein fyrir því í upphafi fundar en að öðrum kosti skoðast þau samþykkt.

Tillögur að nýjum reglum eða breytingum á gildandi reglum skulu að jafnaði lagðar fyrir háskólaráð á fundum þess í október og apríl. Tillögur að nýjum námsleiðum skulu að jafnaði lagðar fyrir í desember og tillögur að fjöldatakmörkun í einstakar námsgreinar skulu lagðar fyrir ráðið í desember. Í upphafi hvers misseris skal lagt fram yfirlit um nefndir, stjórnir og ráð sem háskólaráð hefur aðkomu að og fyrirséð er að skipa þurfi á misserinu.

Að jafnaði fer fram á fundum háskólaráðs kynning á fræðasviðum háskólans, starfsnefndum háskólaráðs og helstu samstarfsaðilum.

Undirbúningur og frágangur mála

Mál skulu að jafnaði ekki borin upp til ákvörðunar á fundum háskólaráðs nema fulltrúar í ráðinu hafi fengið gögn málsins eða fullnægjandi upplýsingar um það fyrir fundinn og haft ráðrúm til að kynna sér efni þess. Heimilt er að víkja frá þessu telji ráðið nægjanlega hagsmuni í húfi og að nægar upplýsingar hafi verið lagðar fram á fundinum. Sameiginleg stjórnsýsla háskólans annast undirbúning og frágang mála fyrir háskólaráð og fylgir eftir ákvörðunum þess.

Form gagna

Fundarboð, fundargögn og önnur gögn sem styðja störf háskólaráðs eru gerð aðgengileg á sérstöku lokuðu vefsvæði ráðsins.

Ákvarðanir háskólaráðs, fundargerðir og birting þeirra

Rituð er fundargerð þar sem ákvarðanir háskólaráðs eru skráðar. Rektor skipar ritara háskólaráðs. Í kjölfar funda sendir ritari fulltrúum í ráðinu drög að fundargerð og gefur þeim kost á að koma á framfæri athugasemdum. Komi ekki fram athugasemdir innan þriggja daga skoðast fundargerðin samþykkt og er hún staðfest með rafrænni undirskrift. Fundargerðir ráðsins og tilkynningar um ákvarðanir þess eru birtar á vef háskólans. Frumrit fundargerða og fundargögn eru varðveitt í skjalasafni háskólans.

Fundargerðir skulu birtar eigi síðar en 10 dögum eftir fund. Eftir því sem lög kveða á um skal birta tilkynningar og auglýsingar um ákvarðanir háskólaráðs í B-deild Stjórnartíðinda eða á öðrum opinberum vettvangi. Aðilum sem ákvarðanir háskólaráðs varða skal tilkynnt um þær skriflega eftir því sem við á.

Rektor getur óskað eftir því, þegar sérstaklega stendur á eða um áríðandi mál er að ræða, að háskólaráð afgreiði með rafrænum hætti einstök mál, sbr. neðangreint verklag. Fundargerð rafræns fundar skal birt með sama hætti og fundargerðir reglubundinna funda háskólaráðs og lögð fram á næsta fundi ráðsins eins og venja er.

Rafrænn fundur um einstök mál

Rektor getur óskað eftir því þegar sérstaklega stendur á að háskólaráð afgreiði með rafrænum hætti einstök mál sem ekki þola bið og þarfnast staðfestingar háskólaráðs af eða á fyrir tilgreindan tíma. Ef kostur er skal þetta ákveðið á næsta reglulega fundi ráðsins á undan, en ella er rektor heimilt að ákveða slíkan fund ef nauðsyn ber til vegna ófyrirséðra atvika.

Rafrænn fundur fer fram með tölvupósti eða með öðrum hentugum rafrænum hætti. Rektor boðar rafræna fundi með minnst eins dags fyrirvara. Dagskrá fundar ásamt viðeigandi gögnum skal fylgja fundarboði. Skýrt skal koma fram í dagskrá hvert málefni rafræna fundarins er, hvaða ákvörðun þarf að taka og hvers vegna hún þolir ekki bið. Eftir því sem mögulegt er skal rektor setja fram rökstudda tillögu um afgreiðslu máls. Rafrænn fundur stendur að jafnaði í einn sólarhring og skal koma fram á dagskrá hvenær fundur hefst og hvenær honum verður lokið.

Fulltrúar í háskólaráði taka afstöðu til tillagna um afgreiðslu með því að lýsa sig samþykka tillögu eða andvíga eða með því að sitja hjá. Þegar fulltrúi lýsir afstöðu sinni skal hann gera það þannig að allir aðrir fulltrúar í ráðinu fái upplýsingar um þá afstöðu. Fulltrúar geta jafnframt lagt fram bókun með atkvæði sínu. Óski einhver fulltrúi eftir því að áður en afstaða er tekin verði málið rætt skal boðað til aukafundar í háskólaráði með reglulegu sniði eins fljótt og nauðsynlegt er vegna efnis máls.

Rituð er fundargerð þar sem ákvarðanir eru skráðar. Í kjölfar rafræns fundar sendir ritari háskólaráðs fulltrúum í ráðinu drög að fundargerð og gefur þeim kost á að koma á framfæri athugasemdum. Komi ekki fram athugasemdir innan sólarhrings skoðast fundargerðin samþykkt og skal lögð fram á næsta reglulega fundi háskólaráðs eins og venja er og birt með sama hætti og fundargerðir reglubundinna funda.

Aðrir fundarmenn

Háskólaráð getur kallað starfsmenn skólans eða aðila að málum sem eru til umfjöllunar hjá háskólaráði hverju sinni til að koma inn á fundi ráðsins undir einstökum dagskrárliðum og skal það þá koma fram í fundargerð.

Háskólaráð skal hafa aðgang að gögnum sem varða háskólann og nauðsynleg eru til þess að ráðið geti sinnt hlutverki sínu og eftirlitsskyldu sinni. Upplýsingagjöf til háskólaráðsfulltrúa fer í gegnum forseta ráðsins og eftir atvikum innri endurskoðanda. Haldinn skal sérstakur uppfærður listi yfir beiðnir fulltrúa í ráðinu um upplýsingar sem fram koma á fundum ráðsins.

Gæta skal að hæfisreglum II. kafla stjórnsýslulaga nr. 37/1993 við ákvarðanir í háskólaráði. Með vanhæfi er átt við að nefndarmaður hafi slík tengsl við mál eða aðila, sem er til meðferðar, að þau geti verið til þess fallin að hafa áhrif á meðferð máls og niðurstöðu. Í 3. gr. stjórnsýslulaga kemur meðal annars fram að nefndarmaður sé vanhæfur til meðferðar máls ef hann er aðili máls, fyrirsvarsmaður eða umboðsmaður aðila eða ef hann hefur náin fjölskyldutengsl við aðila. Forseti háskólaráðs skal í upphafi hvers fundar kanna meðal fulltrúa í ráðinu hvort þeir telji sig vanhæfa til að fjalla um einstök mál á dagskrá.

Á fulltrúum í háskólaráði hvílir þagnarskylda um málefni háskólans og annað sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu sem háskólaráðsfulltrúar og leynt skal fara skv. lögum, eðli máls eða ákvörðun háskólaráðs. Þagnarskylda gildir jafnframt eftir að setu í háskólaráði er lokið. Þegar háskólaráðsfulltrúi hættir í ráðinu skal hann sjá um að gögn, sem hann hefur móttekið í sambandi við stjórnarstörf sín, komist ekki í hendur óviðkomandi aðila.

Rektor er málsvari ráðsins. Aðrir háskólaráðsfulltrúar skulu almennt ekki tjá sig í fjölmiðlum um málefni háskólans. Öðrum háskólaráðsfulltrúum er heimilt að tjá sig opinberlega um málefni háskólans í eigin nafni, en ekki í nafni háskólans nema þeim hafi verið sérstaklega falið að gera svo af forseta ráðsins. Við opinbera umfjöllun skulu háskólaráðsfulltrúar ávallt hafa hagsmuni háskólans að leiðarljósi og gæta þagnar- og trúnaðarskyldu sinnar.

Stjórnun og stefnumörkun háskólaráðs og rektors

Háskólaráði er ásamt rektor falin stjórn háskólans. Háskólaráð markar að frumkvæði rektors heildarstefnu í málefnum háskólans [í gildi er Stefna Háskóla Íslands 2021-2026], mótar skipulag og fer með almennt eftirlit með starfseminni í heild, einstakra fræðasviða og háskólastofnana og ber ábyrgð á því að háskólinn starfi í samræmi við lög og stjórnvaldsfyrirmæli.

Reglusetningar- og úrskurðarvald

Háskólaráð setur reglur um starfsemi háskólans á grundvelli laga, fer með úrskurðarvald í málefnum skólans, einstakra deilda og stofnana sem honum tengjast og heyra undir háskólaráð eða fræðasvið háskólans. Þá setur háskólaráð verklagsreglur sem gilda um allar starfseiningar skólans sem eru birtar í gæðahandbók Háskóla Íslands. Undanskilin eru málefni einstakra starfsmanna sem eru alfarið á forræði rektors sem forstöðumanns stofnunarinnar, sbr. ákvæði laga nr. 85/2008 um opinbera háskóla.

Árleg starfsáætlun

Að frumkvæði rektors leggur háskólaráð fram til afgreiðslu starfsáætlun sína í upphafi hvers starfsárs, m.a. á grundvelli gildandi stefnu Háskóla Íslands og fjárhagsáætlunar háskólans. Í starfsáætlun er tilgreint hvaða málefni ráðið hyggst setja á dagskrá á starfsárinu.

Árleg framkvæmdaáætlun

Að frumkvæði rektors leggur háskólaráð fram til afgreiðslu framkvæmdaáætlun í upphafi hvers starfsárs. Í framkvæmdaáætlun er lýst áætlun í lóða-, viðhalds- og byggingamálum fyrir starfsárið, á grundvelli heildstæðrar langtímaáætlunar Háskóla Íslands sem háskólaráð setur um skipulag og framkvæmdir á lóð háskólans.

Fjármál og rekstur

Fjármál og rekstur háskólans eru eitt helsta viðfangsefni háskólaráðs. Ráðið gerir fjárhagsáætlun fyrir Háskóla Íslands, og skiptir fé á milli rekstrareininga háskólans innan þess ramma sem fjárveitingar og reglur um ráðstöfun sértekna heimila. Ráðið hefur eftirlit með rekstri háskólans, þ.m.t. reikningshaldi, meðferð fjármuna og samstarfssamningum og yfirumsjón með einstökum háskólastofnunum, félögum, fyrirtækjum, sjóðum og öðrum eignum háskólans.

Samningar og umsjón með eignum

Háskólaráð ber ábyrgð á framkvæmd samstarfssamninga sem háskólinn gerir og hefur yfirumsjón með fyrirtækjum, sjóðum og eignum og fer með eignarhlut háskólans í fyrirtækjum. Ráðinu er heimilt að semja við samtök stúdenta, hollvinasamtök, samtök og fyrirtæki eða opinberar stofnanir um að taka að sér þjónustu fyrir hönd skólans.

Framsal ákvörðunarvalds

Háskólaráð getur framselt ákvörðunarvald sem rektor eða öðrum stjórnendum er fengið í einstökum málum eða málaflokkum til annarra stjórnenda. Fallist háskólaráð á slíkt framsal skal það gert með skriflegum hætti. Um slíkt framsal er unnt að ákveða í sérstökum reglum.

Skipan í stjórnir ráð og nefndir

Háskólaráð skipar í ýmsar stjórnir, ráð og nefndir, skv. lögum, reglum, samningum eða fyrir beiðni stjórnvalda.

Starfsnefndir háskólaráðs

Á vegum háskólaráðs og rektors starfa nú eftirtaldar starfsnefndir: Endurskoðunarnefnd, fjármálanefnd, gæðanefnd, jafnréttisnefnd, kennslumálanefnd, samráðsnefnd háskólaráðs um kjaramál, skipulagsnefnd háskólasvæðisins og vísindanefnd. Starfsnefndirnar eru ráðgefandi hver á sínu sviði, en fara hvorki með framkvæmda- né ákvörðunarvald, nema sérstaklega sé kveðið á um það í erindisbréfi sem háskólaráð setur.

Háskólaráð skipar jafnframt hugverkanefnd Háskóla Íslands og Landspítala og kærunefnd í málefnum nemenda.

Rektor er heimilt að skipa starfshópa sem eru honum til ráðgjafar og aðstoða við stefnumótun um einstök málefni og sinna tilteknum verkefnum samkvæmt erindisbréfi.

Háskólaþing

Fulltrúar í háskólaráði eiga sæti á háskólaþingi með málfrelsi og tillögurétt en aðrir fulltrúar en rektor sitja þar án atkvæðisréttar.

Stjórnunar- og ákvörðunarvald

Rektor fer með ákvörðunarvald í öllum málum háskólans á milli funda háskólaráðs. Eins og kveðið er á um í lögum er rektor yfirmaður stjórnsýslu háskólans og æðsti fulltrúi hans gagnvart mönnum og stofnunum innan háskólans og utan hans. Hann stýrir starfsemi háskólans og ber ábyrgð á og hefur eftirlit með allri starfsemi hans, þ.m.t. ráðningar- og fjármálum einstakra fræðasviða og stofnana. Hann ber ábyrgð á gerð starfs- og rekstraráætlana og að þær séu samþykktar af háskólaráði.

Ráðningarvald

Rektor ræður forseta fræðasviða, aðstoðarrektor, framkvæmdastjóra og starfsfólk sameiginlegrar stjórnsýslu og setur því erindisbréf eða starfslýsingar.

Rektor veitir ótímabundin akademísk störf við Háskóla Íslands og framgang akademískra starfsmanna.

Eftirlit

Rektor er opinber embættismaður sem er skipaður af mennta- og menningarmálaráðherra skv. tilnefningu háskólaráðs og að undangenginni kosningu innan háskólans. Um starfsemi Háskóla Íslands og störf rektors gilda m.a. ákvæði laga um háskóla nr. 63/2006, laga um opinbera háskóla nr. 85/2008, stjórnsýslulaga nr. 37/1993, upplýsingalaga nr. 50/1996 og laga um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins nr. 70/1996. Mennta- og menningarmálaráðuneytið samþykkir rekstraráætlun og Ríkisendurskoðun endurskoðar ársreikning Háskóla Íslands.

Sameiginleg stjórnsýsla

Í umboði rektors hafa, framkvæmdastjóri og sviðsstjórar stjórnsýslu yfirumsjón og eftirlit með sameiginlegri stjórnsýslu háskólans. Forsetar fræðasviða hafa eftirlit og yfirumsjón með starfi og stjórnsýslu fræðasviða. Rektor heldur reglulega samráðsfundi með forsetum fræðasviða

Fulltrúar í háskólaráði, að rektor undanskildum, fá greidda fasta mánaðarlega þóknun fyrir störf sín í háskólaráði og á þess vegum. Þóknunin nemur 15 klst. á mánuði á háskólaárinu, frá 1. júlí til 30. júní, og miðast greiðslan við þóknanataxta Háskóla Íslands. Varafulltrúar í háskólaráði, fá greidda þóknun sem nemur 7,5 klst. fyrir hvern fund sem þeir sækja og er hún greidd tvisvar á ári í lok hvors misseris.

Greitt er sérstaklega fyrir setu í endurskoðunarnefnd háskólaráðs með sama hætti og gildir um aðrar starfsnefndir háskólaráðs.

Fyrir lok hvers starfsárs skal háskólaráð taka saman greinargerð um störf sín á undangengnu starfsári og leggja mat á árangur og gera tillögur til úrbóta, þ.m.t. eftir því sem ástæða er til á starfsreglum ráðsins. Slíku mati er ætlað að bæta vinnubrögð og tryggja skilvirkni háskólaráðs. Háskólaráð skipar úr sínum röðum fjögurra manna nefnd sem annast matið og ritar greinargerðina. Í nefndinni er einn fulltrúi hvers hóps sem myndar háskólaráð, þ.e. einn fulltrúi háskólasamfélagsins, einn tilnefndur af mennta- og menningarmálaráðherra, einn valinn af háskólaráði og einn fulltrúi stúdenta. Varaforseti háskólaráðs er formaður nefndarinnar og situr hann jafnframt fyrir þann hóp sem hann er fulltrúi fyrir í háskólaráði. Nefndin getur leitað sérfræðiaðstoðar við matið ef þurfa þykir.

Starfsreglur þessar eru settar af háskólaráði Háskóla Íslands. Allir háskólaráðsfulltrúar fá eintak af starfsreglunum þegar þeir taka sæti í ráðinu. Starfsreglurnar skulu endurskoðaðar í upphafi hvers starfsárs og eftir ástæðum gerðar á þeim breytingar, sem háskólaráð ákveður.