Upplýsingatæknisvið uppfærir starfsáætlun sína á hverju ári. Markmiðið er að nýta starfskrafta starfsfólks sem best til að ná þeim markmiðum sem HÍ hefur sett sér í stefnu og um leið ná sem bestu jafnvægi milli mismunandi málefnaflokka í starfseminni.
Val á því hvaða verkefni eru tekin fyrir og hver ekki, er gert í samráði við fjölda aðila í nokkrum þrepum. Hugmyndum er safnað allt árið, en að hausti er byrjað að velja þau verkefni sem passa best inn á næsta ári miðað við stefnu og stöðu. Fyrir áramót liggur fyrir starfsáætlun með skilgreindum verkefnum sem starfsfólk UTS útfærir og skilar. Áætlunin er samþykkt af rektor.
Teikningin sýnir í grófum dráttum hvaða ferli er fylgt við gerð starfsáælanna upplýsingasviðs. Ferlinu er skipt niður í fasa sem útfærðir eru í tiltekinni röð og hver fasi hefur tiltekna þáttakendur.
Söfnunarfasi
- Eigendur hugmynda móta hugmyndir sínar að þjónustum.
- Ráðgjafar UTS eru til taks.
- Eigendur skrá nauðsynlegar upplýsingar um sínar hugmyndir í þjónustugátt UTS.
- Ráðgjafar UTS skoða allar innlagðar hugmyndir og færa til bókar á skipulegan hátt.
- Hugmyndafasi er öllum opinn, alltaf
Síunarfasi
- Ráðgjafar UTS útbúa lista hugmynda í hverjum málefnaflokki
- Ábyrgðarmenn málaflokkanna skoða þær hugmyndir sem eiga við sinn málaflokk.
- Ábyrgðarmenn forgangsraða innan síns málaflokks og velja verkefni til að senda áfram í röðunarfasa.
- Ráðgjafar UTS geta aðstoðað við að undirbúa ítarlegri verkefnisskilgreiningar fyrir þær hugmyndir sem ábyrgðarmenn velja.
Röðunarfasi
- Sviðsstjóri UTS ræðir við ábyrgðarmenn málaflokkanna, bæði sér og saman.
- Sviðsstjóri UTS ræðir við forseta fræðasviða.
- Sviðsstjóri UTS ræðir við rektor.
- Viðræður innihalda stöðumat, þar sem skoðuð eru verkefni sem lokið er, þau sem eru í gangi og þau sem komust gegnum fyrstu síu.
- Niðurstöður viðræðna ráða því hvaða verkefni komast á verkefnaskrá, og hver ekki.
- Ráðgjafar UTS geta aðstoða við að búa til fullgildar verkefnisheimildir fyrir þær hugmyndir sem komast á verkefnaskrá.
- Í verkefnisheimild eru tilteknar þær afurðir sem á að skila og er hún samþykkt af eiganda og UTS.
- Sérfræðingar UTS umfangsmeta verkefnin og það getur leitt til þess að verkefnaskrá hnikist til
- Röðunarfasa lýkur fyrir áramót.
Útfærslufasi
- Sérfræðingar UTS skoða allar samþykktar verkefnaheimildir.
- Sérfræðingar UTS gera verkáætlanir, raða saman tíma og mannskap.
- Sérfræðingar UTS útfæra verkefnin samkvæmt skilgreindu samþykktu ferli.
- Sérfræðingar UTS ljúka verkefnum samkvæmt verkefnisheimild.
Skilafasi
- Sérfræðingar UTS skila og innleiða þær afurðir sem verkefnaheimildir tilgreina.
- Verkefni sem ekki klárast eru tekin upp í næsta síunarfasa